Spesso, un bed and breakfast è una piccola proprietà condotta da una famiglia appassionata di ospitalità, viaggi e dintorni. Questo significa che molti proprietari di bed and breakfast hanno a disposizione budget con pochi zeri; da qui la tentazione di risparmiare, soprattutto sui costi per un buon gestionale – o PMS (Property Management System), che dir si voglia.
Sulla carta, sembra una buona cosa. Poter accantonare qualche centinaia di euro l’anno e gestire le prenotazioni sul classico foglio Excel pare essere la soluzione migliore, soprattutto per un bed and breakfast. Tuttavia, siamo proprio sicuri che questo risparmio immediato possa rivelarsi una scelta vincente sul lungo periodo?
A ben vedere, anche se gestisci una piccola struttura ricettiva, i rischi che potresti correre, e che ti potrebbero costare dei soldini, sono più d’uno. Noi ne abbiamo trovati 5. Te li raccontiamo qui sotto.
1. Le prenotazioni sono difficili e noiose
Se i tuoi prossimi ospiti devono contattarti direttamente per concludere la loro prenotazione, con una telefonata o via mail, tutto il processo diventa frustrante, sia per te che per i tuoi ospiti.
Se un viaggiatore non può prenotare il suo soggiorno in modo veloce, senza dover dipendere da un telefono, potrebbe rinunciare, semplicemente; oppure, potrebbe prenotare la tua struttura su un portale, e tu dovresti pagare la commissione; o, ancora, potrebbe rivolgere la sua attenzione al tuo concorrente più vicino.
Con un gestionale connesso al tuo booking online, tutto questo non può accadere. Il processo di prenotazione è veloce, automatico – o, almeno, così dovrebbe essere se il software fa il suo lavoro – e chiunque può concludere una prenotazione nel tempo di una pausa caffè.
2. Gestire l’inventario può essere più difficile
Il più delle volte, promuoverai il tuo bed and breakfast su più canali di vendita, per esempio su Booking.com, Expedia, Bed-And-Breakfast.it, Airbnb e su altri portali. Capisci bene che senza un gestionale, il rischio di andare in overbooking aumenta a dismisura. E cosa succederebbe se qualcuno prenotasse una camera non più disponibile? Certo, il viaggiatore ci resterebbe male e la reputazione del tuo bed and breakfast non ne gioverebbe.
Un PMS gestisce l’inventario delle tue camere per te, in modo automatico: aggiorna tariffe e disponibilità in tutti i tuoi canali di vendita. E tu non devi correre da un portale a un altro per allineare l’inventario ogni volta che qualcuno prenota. Non trovi che sia un bel risparmio di tempo?
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3. Usi la maggior parte del tuo tempo per l’amministrazione ordinaria
Come gestore di una piccola struttura ricettiva, hai tante responsabilità. Credi che sia possibile dedicare 40 ore, o più, ogni settimana al solo lavoro d’ufficio? Devi anche ricevere i tuoi ospiti ed essere a loro disposizione per tutto il soggiorno, per qualunque loro esigenza.
Per risparmiare tempo, devi delegare diverse attività e, se possibile, automatizzarle. Il gestionale è il software che esegue per te tutti i compiti ripetitivi, lunghi e noiosi. Da questa definizione, capisci bene che un bed and breakfast efficiente non può rinunciare all’uso di un gestionale.
4. Non puoi capire quel che funziona (e quel che non funziona) nella tua attività
I resoconti avanzati disponibili nella maggior parte dei programmi gestionali – sì, anche nel nostro 5stelle* – possono offrirti i numeri e le informazioni che occorrono per capire dove, e come, potresti migliorare il tuo business. Ti immagini se dovessi generare tu, solo con l’aiuto di un foglio Excel, tutti i report che, invece, un gestionale può sfornare in un battito di ciglia?
5. Non sei in grado di comunicare in modo efficace con i tuoi ospiti
I viaggiatori del 2016 si aspettano almeno una conferma via mail della loro prenotazione, nonché aggiornamenti e richieste di commenti. È impossibile gestire tutta questa corrispondenza a mano, senza l’aiuto di un software. Se non prevedi messaggi di questo tipo, molti dei tuoi prossimi ospiti potrebbero trovare pessimo il tuo servizio clienti – lo scarso impegno non è mai un bel biglietto da visita, nemmeno per un piccolo bed and breakfast a conduzione familiare.
Con un PMS puoi comunicare in modo continuo con tutti i tuoi ospiti. Così, loro saranno soddisfatti e tu pure, perché avrai risparmiato tempo, senza troppi sforzi.
Come vedi, i vantaggi d’investire su un buon gestionale superano di gran lunga i benefici che avresti se continuassi a gestire la tua attività ricettiva con le celle e le colonne di Excel.
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Liberamente tratto da 5 Risks of Managing Your B&B Without a Property Management System.