Cos’è un channel manager e perché è importante usarlo

La distribuzione online è sempre più complessa e fitta di insidie. Se punti a migliorare fatturato e profitti del tuo hotel, hai bisogno di una strategia di vendita efficace e di strumenti preformanti, capaci di sgravarti da tutte quelle operazioni ripetitive che ti fanno perdere tempo – e, quindi, pure denaro. Il channel manager è uno di questi.

Cos’è un channel manager

Il nome dovrebbe già suggerirne il significato. Il channel manager è uno strumento che consente la gestione dei canali di vendita di una struttura ricettiva.

Vuoi una definizione più precisa? Eccola. Il channel manager è un software che aggiorna in automatico, e in tempo reale, prezzi, disponibilità ed eventuali restrizioni delle camere in vendita nei vari canali online, OTA in primis. Oltre che con i portali di prenotazione (Booking.com, Expedia, HRS, Airbnb e soci), un channel manager può dialogare anche con GDS (Global Distribution System), metamotori e simili.

Un channel manager valido dovrebbe essere connesso a due vie. Cosa vuol dire? Il software dovrebbe inviare e ricevere i dati dai vari canali di vendita in formato XML per:

• caricare in automatico i dati delle prenotazioni nelle OTA. In pratica, una qualunque modifica ai prezzi o alle disponibilità nel channel manager comporta l’invio automatico di un aggiornamento in tutti i canali connessi;
• scaricare in automatico i dati delle prenotazioni dalle OTA. Per esempio, se ricevi una prenotazione su Booking.com, il channel manager comunica l’aggiornamento della disponibilità di camere a tutti i canali di vendita.

Se il booking engine in uso nel tuo sito dialoga con il channel manager, puoi gestire in automatico anche i dati delle prenotazioni dirette. In questo caso, quindi, hai tariffe e disponibilità delle tue camere sempre aggiornate, sia nei canali di vendita diretta (sito Web) che in quelli della vendita intermediata (OTA e GDS).

E le prenotazioni ricevute via telefono, mail o di persona al banco del tuo hotel (walk-in)? Se le inserisci a mano nel tuo gestionale, e se il tuo gestionale è connesso al channel manager, avrai tutto sincronizzato in tempo reale. Comodo, vero?

Cosa NON è un channel manager

Alcuni confondo il channel manager con il gestionale – o PMS, che dir si voglia. Tuttavia, si tratta di due strumenti ben differenti. Come detto, il compito del channel manager è sincronizzare in tempo reale tariffe e disponibilità in tutti i canali di vendita. Il channel manager non fa altro che questo.

Al contrario, il PMS è un software più completo, e quindi pure più complesso: in breve, è un programma potente, che ti aiuta nella gestione quotidiana della tua struttura ricettiva. Non solo ti dà la possibilità di impostare tariffe e disponibilità delle tue camere; per esempio, ti consente di gestire check-in e check-out, i pagamenti con le carte di credito dei tuoi ospiti e la tassa di soggiorno, di organizzare il tuo housekeeping, di generare conti, preventivi e fatture. In poche parole, è il braccio destro della tua struttura ricettiva.

Se il tuo gestionale dialoga con il channel manager, non dovrai inserire tariffe e disponibilità delle tue camere due volte, nel gestionale e nel channel manager: basterà caricare tutto nel gestionale; sarà poi il PMS a comunicarle al channel manager che, a sua volta, le trasmetterà a tutti i canali di vendita connessi.

Vantaggi

Se hai chiaro cos’è un channel manager, hai già intuito quali sono i benefici riservati a chi lo usa. Questi sono i principali:

1. Eviti il rischio di overbooking

È facile da intuire. Se il channel manager aggiorna la disponibilità in tempo reale, in tutti i tuoi canali di vendita, il rischio di vendere due o più volte la stessa camera svanisce. Insomma, niente più brutte figure con i tuoi ospiti.

2. Risparmi tempo e migliori la tua produttività

Senza un channel manager, dovresti entrare nell’extranet di ogni OTA, e di ogni altro tuo canale, per aggiornare a mano tariffe e disponibilità. Anche se la tua strategia di distribuzione contempla solo due o tre OTA, è impensabile riuscire a tenere allineati tutti i dati senza l’aiuto di un software.

Aggiornare a mano prezzi e disponibilità delle camere è un’operazione ripetitiva, ad alto tasso di errore: basta una svista, magari uno zero in meno alla fine, e rischi di svendere un soggiorno. Quindi, è buona norma affidare questa routine a un programma automatico. In questo modo, avrai più tempo da dedicare a operazioni complesse e a migliorare l’esperienza di soggiorno dei tuoi ospiti.

3. Puoi ricevere più prenotazioni

Se affidi l’aggiornamento del tuo inventario a un solo strumento, puoi permetterti di aprire la disponibilità senza limitare il numero di camere in vendita nei vari canali o, al contrario, puoi gestire gli allotment senza impazzire – nel caso uno o più portali li preveda. In questo modo, non corri il rischio di avere troppo invenduto.

In più, considera che a beneficiarne è pure la visibilità del tuo hotel: una presenza ampia, in più portali di prenotazione, dà modo di far conoscere la tua struttura ricettiva anche in quei mercati lontani che, altrimenti, sarebbero difficili da raggiungere.

Infine, la distribuzione diffusa evita l’eccessiva dipendenza del tuo fatturato da una sola fonte di prenotazioni, per esempio da un solo portale.

4. Puoi fare revenue come si deve

Se adotti una strategia di prezzi dinamici, un channel manager è essenziale. Sarà questo strumento ad aggiornare per te le tariffe in tutti i canali. In questo modo, hai la possibilità di trarre il massimo profitto possibile dalla tua strategia di vendita.

A questo punto, dovremmo averti convinto: anche se vendi le tue camere su pochi canali, un channel manager è un ottimo investimento. Non resta che scegliere quello giusto per te.

Come scegliere il channel manager giusto

Il mercato propone channel manager per tutte le esigenze – e per tutte le tasche, è ovvio.

Le variabili da valutare per acquistare il migliore channel per la tua struttura ricettiva sono diverse. Se la tua strategia di distribuzione prevede la vendita su poche OTA, le più note, potrebbe essere inutile scegliere un channel manager connesso a decine e decine di portali – in generale, più sono numerose le connessioni attive e più il costo dello strumento lievita.

Tieni anche conto che è sempre bene adottare un channel manager connesso a due vie, sia con i tuoi canali di vendita che con il tuo gestionale: questo ti farà risparmiare tanto tempo e seccature.

Infine, dovresti orientarti verso un software facile da usare e con un servizio di formazione e di supporto efficienti, utili per risolvere in modo tempestivo ogni eventuale difficoltà.

Vuoi scegliere il miglior channel manager per il tuo hotel? Bastano 10 passi: leggi subito questa breve guida.

Per concludere

Ormai l’hai capito: il channel manager è un investimento che nessun hotel può permettersi di ignorare. Senza, la tua strategia di vendita sarà limitata. In più, ci rimetterai tempo e denaro.

Detta in altro modo, sarai sempre un passo indietro rispetto ai tuoi concorrenti: sei certo che te lo puoi permettere?

Vuoi vendere ovunque, senza pensieri? Scopri la nostra soluzione di channel management.