Come scegliere il miglior software gestionale per hotel

Hai acquistato il software gestionale per il tuo hotel, ma ti sei accorto quasi subito che non fa per te. Troppo difficile da usare. Troppe opzioni inutili. Poche possibilità di integrarlo con gli strumenti di vendita che contano.

Se sei prigioniero di un caso simile, in questo articolo ti spieghiamo il modo migliore per scegliere il tuo prossimo software gestionale senza rimetterci tempo (né denaro).

Cos’è un software gestionale per hotel

PMS è l’equivalente del termine italiano “software gestionale per hotel”. Più in dettaglio, PMS è l’acronimo di Property Management System, ossia un software che facilita la gestione della tua struttura ricettiva. In che modo? In sostanza, un PMS fa (o dovrebbe fare) due attività:

• aggrega i dati di più reparti (amministrazione, contabilità, camere, ristorante, centro benessere, ecc.);
• automatizza diverse operazioni (prenotazioni, fatturazione, assegnazione delle camere, ecc.).

Oltre a tutto questo, un PMS gioca un ruolo strategico: raccoglie, elabora e archivia una serie di statistiche indispensabili per il business della tua struttura ricettiva (ADR, RevPAR, pick-up, tasso di occupazione ecc.).

Con una metafora anatomica, possiamo scrivere che il PMS è il “cuore” del tuo hotel; proprio come un cuore umano, il gestionale “pompa” il sangue ai vari strumenti di terze parti integrati con il tuo software: channel manager, booking online, CRS, POS e quant’altro.

Come scegliere il software giusto

Come puoi sapere se il “cuore” del tuo hotel stia funzionando bene? Molti albergatori cadono nella trappola dei tecnicismi. Tuttavia, la domanda che più conta è questa: il tuo PMS ti semplifica la vita?

Se la tua risposta è “no”, se fatichi a capire come usare il tuo gestionale anche dopo mesi dalla prima prova su strada, hai un bel problema.

Vediamo insieme quali sono le difficoltà più comuni quando gli albergatori sono alle prese con la scelta del gestionale.

Integrazioni: conoscere prima di scegliere

Questo è uno dei fattori più importanti quando si tratta di capire se il gestionale che hai fra le mani sia più o meno adatto alle tue esigenze – o pure quando vuoi cambiarlo con un altro PMS. Certo, magari il tuo gestionale fa il suo lavoro e ti costa poco, però non è integrato con un channel manager; questo vuol dire che il malcapitato incaricato della gestione delle prenotazioni del tuo hotel deve fare tutto a mano: un bello spreco di tempo e una mossa rischiosa, perché l’errore di distrazione è sempre dietro l’angolo. Cosa intendiamo per “errore di distrazione”? I casi tipici sono l’overbooking e le camere invendute, nonostante le richieste arrivate. Da paura, vero?

Tutto questo per dirti che per valutare un PMS dovresti partire da qui: scrivi una lista di tutti i software di terze parti con cui lavori e verifica quanti di questi sono integrati con il PMS che hai scelto.

Giusto per farti un’idea circa le integrazioni necessarie, ti consigliamo di leggere questo articolo di SnapShot – e di guardare il relativo grafico a colori.

Cloud o non cloud?

Se lavori nel mercato alberghiero da molti anni, ricorderai i tempi in cui dovevi installare il gestionale su ogni computer del tuo hotel; questi software avevano bisogno di macchine adeguate e salvavano tutti i dati in locale o nel server presente in hotel. Il rischio? Quando un computer o, peggio ancora, il tuo server si guastava, addio dati. Il lavoro si fermava. Se si trattava di un problema hardware, ossia alla tua infrastruttura tecnologica, il fornitore del PMS se ne lavava le mani (giustamente): il disastro non dipendeva certo da un malfunzionamento del suo software.

Vogliamo parlare, poi, dei costi di acquisto di tutti i computer e del server necessario per salvare i dati del tuo hotel e per conservarne una copia di backup, indispensabile per evitare di perdere tutto?

È fuor di dubbio che il cloud ha semplificato tutto. Con questa tecnologia, puoi accedere al tuo gestionale da qualunque dispositivo connesso a Internet, senza dover acquistare computer potenti o server costosi. In più, non devi installare nulla. E se il computer in reception prende un virus e va ko? Nessun problema: usi il gestionale su un altro dispositivo, anche sul tuo smartphone, e non perdi nessun dato. Il server muore? La responsabilità di riattivarlo è del fornitore del PMS, non più tua – se nel tuo hotel non devi avere più nessun server, risparmi anche i suoi costi di manutenzione, ordinari e straordinari.

Allora, perché molti albergatori continuano a usare dei gestionali dell’anteguerra? Molto spesso, si tratta di pigrizia: non vogliono affrontare lo stress del cambiamento. Vediamo di approfondire questo punto.

L’addestramento dello staff

I PMS sono dei sistemi complessi: raccolgono, elaborano e archiviano una gran mole di dati. Se non ne hai mai usato uno, per imparare a utilizzare un gestionale, qualunque sia, ti servirà un periodo di formazione, più o meno breve. Se hai un bed and breakfast a conduzione familiare, insegnarlo a tua moglie e ai tuoi figli non è affatto un problema. Ma se hai un hotel con decine e decine di camere, con ristorante, sala meeting, centro benessere e quant’altro, ecco che la formazione dei tuoi collaboratori potrebbe diventare un incubo.

Se hai già sperimentato il brivido di cambiare il tuo PMS, sai quanto questo passo può costare in termini di stress. Dunque? Per parafrasare Guglielmo di Occam, se hai due soluzioni equivalenti per un problema, scegli la più semplice. Questo metodo funziona anche quando devi scegliere il tuo PMS.

E ora?

Se sei arrivato a leggere fin qui, dovresti avere già tutto quello che ti serve per scegliere il tuo PMS. È pur vero che ogni hotel, poi, ha le sue esigenze. Per questo, è importante che tu scriva una lista di compiti e attività cruciali per il tuo business e che il gestionale sia in grado di assolverli in modo soddisfacente. Vediamo le richieste più comuni degli albergatori alle prese con la scelta del PMS.

• Prezzo trasparente
  Con un elenco infinito di integrazioni e moduli, è facile far lievitare i costi. Quando chiedi un preventivo per il gestionale, assicurati di aver capito bene quali sono le caratteristiche incluse nel costo indicato.Ricorda: un gestionale gratis, o una soluzione economica a prezzo basso, potrà farti risparmiare soldi all’inizio, ma te ne potrebbe costare (tanti) man mano che ti accorgerai che il software non ha tutto quel che serve al tuo hotel.
• Resoconti
  Un PMS può raccogliere, elaborare e archiviare anche milioni di dati al secondo, ma se il programma non te li presenta in modo chiaro, con dei report facili da leggere, tutta questa potenza è inutile. Spesso, i fornitori di PMS sono maniaci dei dati: vogliono memorizzare tutto. Tuttavia, per far sì che il tuo business sia sempre profittevole, hai bisogno di poter estrarre dal tuo gestionale solo le informazioni necessarie, niente di più e niente di meno; perderti in un mare di statistiche inutili è solo uno spreco di tempo.Quando provi un nuovo PMS, verifica che i resoconti di cui hai sempre bisogno siano disponibili e siano facili da consultare e da esportare.
• Supporto
  Il fornitore del tuo PMS cosa può fare per te? Se hai difficoltà con l’uso del gestionale, ha chi puoi rivolgerti e quando? L’ideale, sarebbe poter contare su un supporto disponibile 7 giorni su 7. Verifica quanto ti costerebbe questo servizio.E se hai bisogno di integrare il PMS con il tuo nuovo booking engine? Per evitare brutte sorprese, chiedi quanto dovresti spendere, ancor prima di acquistare il gestionale.

Per riassumere

Come avrai capito, la scelta del PMS è cruciale: gli affari del tuo hotel possono migliorare (o peggiorare) a seconda del gestionale adottato. Questo vuol dire che dovresti evitare di agire con superficialità: per acquistare lo strumento giusto, devi aver ben chiaro quel che ti serve. Senza certe informazioni, la tua decisione potrebbe rivelarsi sbagliata – e ti potrebbe costare più di quel che avevi previsto.

Prenditi il tempo che ti occorre: confronta le caratteristiche dei vari PMS disponibili sul mercato, chiedi di parlare con chi può illustrartene il funzionamento e prova una demo del software – dovrebbe essere sempre gratuita e senza impegno.

Pensa a dove vorresti essere con il tuo hotel da qui a cinque anni. Il PMS che hai scelto può aiutarti a raggiungere i tuoi prossimi obiettivi? O è solo una soluzione temporanea?

Soprattutto, ricordati la domanda che più conta: il tuo gestionale ti semplifica la vita?

Se vuoi scoprire se il nostro gestionale cloud sia quello giusto per te, chiedici subito una demo: è gratuita e senza impegno.

Liberamente tratto da How to chose a PMS (and not regret it next year).