Mail di conferma prenotazione: come scriverla per fare un’ottima prima impressione

La mail di conferma prenotazione è forse il messaggio più sottovalutato di tutti, ma nasconde grandi potenzialità. Ecco come scriverne una efficace.

La qualità sta nei dettagli, specialmente per un hotel!

Ecco perché è importante curare quei particolari che spesso diamo per scontati… come la mail di conferma della prenotazione.

Questa mail è talmente comune e ordinaria che spesso ci si dimentica di quello che realmente è: un punto di contatto. E un punto di contatto rappresenta una grande opportunità per migliorare l’esperienza dei tuoi ospiti e il tuo Revenue.

Vediamo perché è importante curare questa mail e come scrivere il perfetto messaggio di conferma prenotazione!

Perché curare la mail di conferma prenotazione?

1. Perché il tuo ospite la aspetta con ansia!
   Immagina di fare un acquisto online e non ricevere alcuna conferma. Sicuramente ti preoccuperesti per il tuo ordine e per i tuoi soldi, vorresti sapere se è andato tutto bene… insomma, vorresti una rassicurazione!
   Ecco, ora immaginati la stessa cosa, ma con in ballo una vacanza e diverse centinaia (se non migliaia) di euro. Capisci che il tuo ospite se la merita una mail di conferma!
2. Perché è il primo punto di contatto con l’ospite
   Come abbiamo detto, questa è una comunicazione che il cliente si aspetta, perciò, visto che è una scusa per attaccare bottone, facciamolo!
   Oscar Wilde diceva giustamente: “Non c’è mai una seconda possibilità di fare una prima buona impressione”.
   Salutare, dire all’ospite che non vedi l’ora di riceverlo, comunicargli cosa troverà in struttura: qui puoi mettere tutto quello che serve a rendere “caldo” il tuo messaggio. In molti casi, questa mail rappresenta l’inizio assoluto della tua relazione con l’ospite, quindi puoi fare molto meglio di un semplice: “Abbiamo ricevuto il tuo pagamento, confermiamo la prenotazione”.
3. Perché è un’occasione per migliorare il tuo Revenue
   Probabilmente ci sono servizi e attività che al tuo nuovo ospite possono interessare. Allora perché non proporgliele proprio ora, in un momento in cui hai la sua massima attenzione? (secondo un benchmark di Revinate, le mail di conferma hanno un tasso di apertura del 72% e un tasso di clic del 25%)
   Includere nella mail la possibilità di prenotare determinati servizi è un ottimo modo per aiutarlo a scoprire in anticipo le tue proposte e allo stesso tempo fare dell’ottimo Cross-sell.

Cosa scrivere nella mail di conferma prenotazione

Ok, passiamo ai contenuti. Innanzitutto, un saluto e un ringraziamento per aver scelto la tua struttura sono d’obbligo (ricorda il punto 2 della lista precedente): cerca di essere il più naturale possibile e rivolgiti al tuo ospite usando il suo nome.

Dopodiché, organizza la mail in sezioni:

1. Informazioni sulla prenotazione
   Senza inondare l’ospite con troppi dettagli, fai un resoconto di tutte le informazioni importanti relative alla prenotazione, come:
   • Numero di prenotazione
   • Data della prenotazione
   • Nominativo e anagrafica dell’ospite
   • Tipologia e numero di stanze
   • Testo di conferma
   • Date di check-in e check-out
   • Numero di notti
   • Indicazione dell’importo pagato e di quello dovuto
   • Policy di cancellazione
   • Termini e condizioni
   • Contatti, immagini e indicazioni per raggiungere la struttura

     A prima vista possono sembrare parecchi dati, ma con un buon layout il messaggio sarà scorrevole ed esaustivo.

2. Informazioni su promozioni, offerte e servizi aggiuntivi
   Se nel periodo selezionato stai proponendo sconti o offerte su alcuni servizi, proponili!
   In questo modo migliorerai l’esperienza dell’ospite e avrai più possibilità di aumentare le vendite.

   Stesso discorso vale per i servizi aggiuntivi, specialmente quelli legati all’organizzazione della vacanza. Facciamo finta che un tuo ospite debba arrivare via aereo. Dopo aver effettuato la prenotazione, riceve la tua mail di conferma dove gli comunichi che disponi di un servizio di navetta dall’aeroporto all’hotel ad un prezzo convenzionato: quanto tempo e quanta fatica gli hai appena fatto risparmiare? Non c’è dubbio che sfrutterà questo extra e che sarà colpito positivamente dalla qualità del tuo servizio.

   Per farlo, basta inserire una lista dei tuoi servizi o un link alla pagina dei servizi presente sul sito

3. Richiesta di preferenze
   Come abbiamo detto all’inizio, i dettagli fanno la differenza. E per conoscere certi dettagli, basta chiedere ai diretti interessati. Inserendo una sezione per le preferenze, potrai raccogliere maggiori informazioni sui tuoi ospiti e far trovare loro tutto l’occorrente per una vacanza su misura.

   Questo ti permetterà anche di avere maggiori informazioni da utilizzare per coinvolgere nuovamente i tuoi ospiti anche dopo la loro vacanza. Per raccogliere questi dati, ti consigliamo di usare un form apposito (puoi anche generarne uno con Google Form e inserire il link a tale form nella mail)

4. Aggiornamenti sugli eventi
   Un’altra grande occasione di semplificare la vita ai tuoi ospiti: se puoi, fornisci loro tutte le informazioni sugli eventi e le cose da fare nel periodo in cui alloggeranno.
   In questo modo, per loro sarà più semplice organizzare la vacanza e il merito sarà anche tuo!

   Magari non potrai proporgli esclusivamente gli eventi per il periodo scelto, ma puoi sempre fornire un calendario dettagliato: anche in questo caso puoi inserire un link dal sito web o, se lo hai, ad un PDF del calendario.

Come rendere la tua mail perfetta

Ora che sai cosa mettere nella mail, ti manca solo capire come mettercelo. Ancora una volta, i dettagli fanno la differenza!

1. Cura l’oggetto della mail e le Call-To-Action
   Nella tua mail puoi proporre tante cose, ma per finalizzare, hai bisogno che essa venga innanzitutto aperta e poi che si faccia clic sugli eventuali link che inserirai. Perché questo accada, i testi sono fondamentali.
   
   Nel caso dell’oggetto, evita il piattume di un “prenotazione confermata” e sii un po’ più accogliente: “Prepara le valigie, la tua vacanza al *Nome della struttura* è confermata!” potrebbe essere un buon esempio.

   Per le Call-To-Action, invece, è fondamentale essere diretti, chiari e incisivi. Anche utilizzare colori di spicco per i pulsanti può essere un valore aggiunto.

2. Usa le immagini migliori che hai
   La prima impressione è quella che conta, quindi in questa prima mail devi davvero dare il meglio di te. Seleziona le immagini più evocative, quelle che faranno dire al tuo ospite: “Non vedo l’ora di arrivare”.
3. Automatizza gli invii
   Questo è importante per 2 motivi:
   – Ti fa risparmiare tempo
   – Ti permette di comunicare immediatamente con gli ospiti. Se una persona riceve una mail di conferma dopo alcune ore, difficilmente avrà lo stesso livello di attenzione.
4. Pensa al mobile
   Molti utenti leggono le proprie mail da smartphone, quindi è importante che i tuoi messaggi siano ben leggibili anche in quel formato: assicurati che il layout sia responsive e che le immagini non siano troppo pesanti.

Ricordati chi sei… e chi è il tuo ospite
Ogni struttura ha una propria identità e un proprio stile: quando scrivi la tua mail di conferma, ricordati di usare quello stile (questo concetto si sposa bene con il punto 1 di questa lista). Per esempio, se si tratta una struttura di lusso, gli ospiti si aspettano che mantenga un certo tono nelle comunicazioni e che trasmetta raffinatezza.

Ricordati anche di parlare la lingua dell’ospite: uno straniero che riceve una mail nella propria lingua avrà sicuramente più chiare le informazioni e apprezzerà lo sforzo fatto nei propri confronti.